СЦЕНАРИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ
«1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Смоделируем ситуаций, при которых задействован функционал «1С: Документооборот»:
КАК ВЫГЛЯДИТ ТИПОВОЙ ПРОЦЕСС ПОДГОТОВКИ И СОГЛАСОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ»:
Процесс создания задачи на согласование
Сотрудник, которому необходимо подготовить договор, создает задачу в системе «1С:Документооборот» и отправляет всю необходимую информацию ответственным лицам для согласования с указанием сроков.
Запустив процесс согласования договора, сотрудник может сосредоточиться на более важных делах. Система «1С:Документооборот» сообщать обо всех обновлениях в рамках выполнения задачи.
Результаты согласования договора
Как только все участники цепочки ознакомились с поставленной задачей и оставили свои комментарии, документ возвращается к сотруднику с полным списком комментариев и пожеланий.
Повторное согласование с учетом ошибок
Система «1С:Документооборот» позволяет просмотреть все комментарии по задаче с детализацией о том: кто оставил комментарий, в каком месте, в какое время и т.д. Сравнив версии документа и исправив все недочеты, сотрудник снова отправляет документ по цепочке для повторного согласования.
Проверка согласования
После того, как документ прошел все этапы согласования, сотруднику приходит уведомление. На этот раз все участники одобрили содержание документа, подтвердив это в системе «1С:Документооборот».
После того, как документ прошел все этапы согласования, сотруднику приходит уведомление. На этот раз все участники одобрили содержание документа, подтвердив это в системе «1С:Документооборот».
СИТУАЦИЯ:
В компании “Икс” регулярно срываются сроки реализации проектов. Постоянно пересогласовываются документы, переносятся даты подписания счетов на оплату и т.д. В результате компания теряет часть прибыли, а доверие со стороны клиентов постепенно падает.
КАК ВЫГЛЯДИТ ТИПОВОЙ ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ В СИСТЕМЕ «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ»:
Список рабочих процессов
Руководитель проектов получает доступ ко всем бизнес-процессам и может в любой момент посмотреть статистику исполнения задач в системе «1С:Документооборот». Программа предоставляет необходимые аналитические данные, которые позволяют выявить текущие проблемы. К числу таких данных можно отнести: время выполнения работ, объем выполненных работ и т.д.
Детализация отдельного проекта
Пример отчета
Проанализировав отчет, руководитель создает в системе «1С:Документооборот» задачу по оптимизации бизнес-процессов. Руководитель прикрепляет все аналитические данные со своими комментариями. Указав исполнителей, сроки и ответственных, руководитель запускает процесс исполнения задачи.
После того, как задача прошла все уровни исполнения, руководитель получает уведомление с отчетом. В случае если задача решена, руководитель завершает процесс. Если же в ходе исполнения задачи возникли сложности, руководитель открывает детализацию о о составе работ на каждом этапе и корректирует рабочие процессы.
Далее задача отправляется на второй цикл работ, результат которого будет выше благодаря оптимизации работ на первом этапе. Таким образом руководитель выявляет проблемные места в компании и устраняет их.
СИТУАЦИЯ:
Компания “Икс” ежедневно получает большое количество документов, которые необходимо сортировать и обрабатывать. В связи с большим потоком информации, возникают ситуации, когда “важные” документы теряются и не проходят необходимой обработки.
КАК РЕАЛИЗОВАН ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СИСТЕМЕ «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ»:
Пример хранения документов
В системе предусмотрена возможность вести учет всей поступающей корреспонденции. Входящие документы можно группировать в соответствующие списки по организациям, отправителям, видам (виды документов создаются и настраиваются индивидуально под специфику предприятия). Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка документации.
Поиск документов
СИТУАЦИЯ:
Руководитель компании “Икс” 50% рабочего времени уделяет переговорам и бизнес встречам. Основная проблема - утеря информации и отсутствие контроля исполнения задач, поставленных на встречах. Как итог - неэффективная трата рабочего времени и отсутствие прозрачных результатов таких мероприятий.
КАК ВЫГЛЯДИТ ТИПОВОЙ ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ ПОСЕЩЕНИЙ МЕРОПРИЯТИЙ И ИХ ОЦЕНКИ В СИСТЕМЕ «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ»:
Процесс создания мероприятий
В системе «1С:Документооборот» руководитель компании планирует все встречи на определенный период времени, расставляя приоритеты, формируя рабочие группы, назначая ответственных и т.д.
Отправка оповещения
Как только план мероприятий готов, руководитель направляет уведомления всем участникам запланированных мероприятий.
Процесс протоколирования
После каждой проведенной встречи, ответственные лица протоколируют результаты в «1С:Документооборот» и формируют список задач, которые необходимо выполнить. Затем все участники получают уведомления с отчетом о проведенной встрече и списком задач к исполнению.
Теперь руководитель компании может отслеживать все процессы исполнения задач и корректировать их. Отчеты регулярно поступают на мобильное приложение системы «1С:Документооборот», что позволяет вести управленческую деятельность внутри компании не находясь на рабочем месте.